Como arrumar a sua secretária de acordo com o RGPD

Pode parecer um pouco estranho, mas o RGPD afeta diversos aspetos do dia-a-dia das empresas, até na forma como arruma a sua secretária. Se calhar nunca pensou nisso mas é verdade.

Assim, o nosso espaço de trabalho também deverá estar contemplado pelas cuidados e alterações que teremos que ter, para cumprir com todas as obrigações impostas pelo RGPD. Veja algumas dicas de como o fazer.

Porque arrumar a sua secretária de acordo com o Regulamento de Proteção de dados?

Que adianta ter a melhor firewall, se deixar o seu username e password em cima da mesa, à mão de qualquer pessoa que queira entrar na sua conta. Ou se deixar os dados pessoais dos clientes em resmas de papel em cima da secretária. É importante passar a ter alguns cuidados para que o respeito pela proteção de dados seja efetuado na sua plenitude.

Quais são algumas das medidas que posso tomar?

• Evitar acumular processos em cima da mesa

Não deixar acumular processos ou documentos com dados pessoais em cima do espaço de trabalho. Deveremos sempre considerar que a exposição de dados pessoais no espaço de trabalho não protege a privacidade dos dados pessoais que deveremos acautelar;

• Guardar os mesmos ao sair

Não deixar documentos com dados pessoais em cima da secretária quando sairmos do escritório, quer seja nas pausas para refeições, quer seja nas saídas profissionais. Quando não estamos junto ao nosso local de trabalho a curiosidade das outras pessoas da empresa em verem ou consultarem os papéis que ficam é bastante elevada;

• Proteger os dispositivos com password

O computador, tabel ou smartphone que estão na mesa de trabalho deverão ter hibernação por defeito e estarem protegidos com password. Desta forma conseguimos evitar que alguém consulte os nossos equipamentos e consequentemente a nossa informação durante as nossas ausências, mesmo que estas sejam de curta duração;

• Não deixar passwords em cima da mesa

Não anotar ou escrever passwords ou pins em local visível da secretária. Cerca de 35% das pessoas escrevem as suas passwords em papeis que estão em cima da secretária, e ainda algumas o fazem em post-its no monitor do computador;

Utilizar gavetas com chave no nosso local de trabalho para proteger os documentos com dados pessoais da vista da generalidade das pessoas. Por mais fraca que a fechadura seja inibe as pessoas de a violarem para consultarem documentos. Mesmo que o façam, teremos conhecimento que o nosso arquivo pessoal foi violado.

Algumas destas recomendações podem parecer óbvias, mas a maior razão de fugas de informação reside no erro humano. E facilitar, em tempos em que a proteção dos dados pessoais assume uma importância cada vez maior, pode ser bastante negativo para a sua empresa.

São pequenas ações, mas, desta forma, conseguiremos entrar no espírito das exigências do RGPD e cumprirmos com as regras que o mesmo contempla.

Costuma deixar dados pessoais ou passwords em cima da mesa? Já preparou a sua secretária para o RGPD?